Multa de 10% no ITCMD: por que o inventário extrajudicial pune quem escolheu o caminho mais rápido

Existe uma contradição instalada na rotina sucessória brasileira, e ela custa dinheiro a famílias organizadas. O inventário extrajudicial é a via mais rápida, mais barata e menos desgastante para transmitir um patrimônio. Foi criado exatamente para isso. E, em vários Estados, é justamente quem o escolhe que corre o risco de pagar uma multa de 10%, ou de 20%, sobre o imposto devido.

A cena se repete com frequência. A família perde alguém, decide fazer as coisas do jeito certo, procura um cartório em vez de um processo, reúne documentos, apura os bens com cuidado, e, meses depois, ao emitir a guia do ITCMD, descobre um acréscimo de dezenas ou centenas de milhares de reais a título de multa por atraso. Atraso em relação a quê, exatamente, ninguém explica com clareza.

A razão dessa distorção é técnica, e vale entender, porque a solução também é. Ela cabe em um ato de cartório que leva minutos e custa quase nada, desde que seja praticado nas primeiras semanas, quando a família raramente está pensando em prazos fiscais.

Qual é o prazo para abrir inventário sem multa?

O artigo 611 do Código de Processo Civil determina que o inventário seja instaurado em dois meses contados da abertura da sucessão. Esse é o prazo de referência que todo o sistema utiliza. As legislações estaduais transformam esse prazo em sanção: em São Paulo, o artigo 21, inciso I, da Lei 10.705/2000 fixa multa de 10% quando o inventário não é iniciado em sessenta dias do falecimento, e de 20% quando o atraso ultrapassa cento e oitenta dias.

Vale registrar o que significa "abertura da sucessão", porque é dela que o prazo corre. A sucessão se abre no exato instante do falecimento, e não na data em que a certidão de óbito é lavrada, em que a família se organiza ou em que um advogado é contratado. A contagem começa sozinha, sem aviso, sem notificação e sem intimação, enquanto a família ainda está no velório.

O Supremo Tribunal Federal já assentou, na Súmula 542, que essa multa não é inconstitucional. Ela existe e é válida em tese, e não adianta construir a defesa da família sobre a alegação de que o Estado não poderia puni-la pela demora. Poderia. O problema não está na multa. Está em definir quando o prazo começa.

Por que o inventário extrajudicial gera multa e o judicial não?

No inventário judicial, o marco é objetivo e barato de cumprir. Basta protocolar a petição inicial instruída com a certidão de óbito, conforme o parágrafo único do artigo 615 do Código de Processo Civil. Protocolada dentro de sessenta dias, a multa não incide, ainda que o processo se arraste por três, cinco ou oito anos. E frequentemente se arrasta. O protocolo é um ato de segundos que congela o prazo e protege a família por todo o resto do procedimento.

No inventário extrajudicial não existe ato equivalente. Não há uma "abertura" seguida de um processo. Há uma única escritura pública de inventário e partilha, lavrada ao final, depois de levantados todos os bens, todas as dívidas, todas as certidões e todos os documentos dos herdeiros. O pagamento do imposto e a lavratura da escritura acontecem no mesmo momento: o último. Não existe, no desenho tradicional do procedimento, nada que se pratique no começo e sirva de comprovante de que a família não ficou parada.

Exigir que tudo isso esteja concluído em sessenta dias é, na prática, exigir o impossível. Levantar matrículas, certidões negativas, extratos, apurar dívidas e obter a concordância de todos os herdeiros em dois meses é tarefa que raramente se cumpre. Basta um único elemento fora do lugar para estourar o prazo: um imóvel com matrícula desatualizada em outra comarca, um herdeiro morando no exterior, uma empresa cujo valor precisa de balanço específico, um inventário anterior que nunca foi concluído.

O resultado é perverso: a família que escolheu o caminho mais eficiente é punida, e a que optou pelo processo judicial, mais caro, mais lento, mais desgastante, fica protegida por um simples protocolo. Duas famílias igualmente diligentes chegam a resultados fiscais diferentes apenas por causa da via que escolheram.

A multa por atraso deveria punir quem deixou o inventário parado. No extrajudicial, ela acaba punindo quem escolheu o procedimento mais rápido do sistema, porque nele não existe o protocolo que, no judicial, resolve tudo em um minuto.

O que é o termo inicial do inventário extrajudicial?

Termo inicial é o marco a partir do qual se conta o prazo: o que exatamente precisa acontecer em sessenta dias? No judicial, a resposta é o protocolo da petição. No extrajudicial, ela foi construída por via normativa, e já existe, formalizada, há anos.

A Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo enfrentou a questão no Provimento 56/2019, que alterou as Normas de Serviço dos Cartórios Extrajudiciais. O item 106.2, do Tomo II, Capítulo XVI, estabelece que o termo inicial do procedimento de inventário extrajudicial é a nomeação do inventariante.

O Conselho Nacional de Justiça adotou o mesmo critério em âmbito nacional. A Resolução CNJ 452/2022 incluiu o parágrafo 3º no artigo 11 da Resolução CNJ 35/2007, fixando a nomeação do inventariante como marco inicial. Não se trata, portanto, de tese criativa de advogado nem de interpretação isolada: é critério normativo expresso, editado pelo órgão que regula a atividade notarial no país.

Deveria bastar. Não basta: diversos fiscos estaduais continuam exigindo o recolhimento em sessenta dias contados do óbito, sob pena de multa, o que tem levado herdeiros a buscar o Judiciário. A norma que rege o procedimento em cartório e a que rege a cobrança do imposto convivem sem se falarem, e quem paga essa conta é a família.

O que os tribunais têm decidido sobre a multa de ITCMD?

A jurisprudência vem se consolidando em favor do contribuinte, por duas linhas distintas de fundamentação. Conhecer as duas importa, porque elas não dependem uma da outra e podem ser invocadas em conjunto.

A primeira acolhe o critério normativo. O Tribunal de Justiça de São Paulo, na Apelação e Remessa Necessária 1.057.446-24.2022.8.26.0114, julgada em 5 de maio de 2024, reconheceu que no extrajudicial o pagamento do tributo e a lavratura da escritura ocorrem ao final, quando já levantados os bens e as dívidas, aplicando o item 106.2 do Provimento 56/2019. O Tribunal de Justiça de Santa Catarina, no Recurso Cível 5017389-56.2021.8.24.0090, julgado em 15 de dezembro de 2022, decidiu que o ato de nomeação do inventariante deve ser considerado o termo inicial, afastando a multa quando não transcorridos sessenta dias entre o falecimento e a nomeação.

A segunda linha é ainda mais ampla, e apoia-se na Súmula 114 do Supremo Tribunal Federal: o imposto não é exigível antes da homologação do cálculo. Se o tributo ainda não é exigível, não há mora, e sem mora não há juros nem multa por atraso. O raciocínio é elegante justamente por não depender de qual via a família escolheu: ele ataca a premissa da cobrança, e não o procedimento.

Foi exatamente esse o entendimento do Tribunal de Justiça de Minas Gerais, na Apelação Cível 1.0000.21.034500-5/001, julgada em 22 de julho de 2021. A decisão distingue dois momentos que o fisco costuma confundir: a transmissão da herança ocorre com a abertura da sucessão, por força da saisine, mas a exigibilidade do ITCMD depende da apuração do valor, da avaliação dos bens e da expedição do documento de arrecadação. São coisas diferentes. O Tribunal de Justiça do Mato Grosso do Sul seguiu raciocínio semelhante no Agravo de Instrumento 2000690-74.2018.8.12.0900.

Essa distinção é o coração da discussão. Uma coisa é o momento em que o patrimônio passa a pertencer aos herdeiros, que é imediato e independe de qualquer providência. Outra, muito diferente, é o momento em que o Estado pode cobrar o imposto sobre essa transmissão, que pressupõe saber quais são os bens, quanto valem e quais dívidas os reduzem.

Como evitar a multa de 10% do ITCMD?

A providência mais valiosa é preventiva, custa quase nada e cabe em uma frase: formalize a nomeação do inventariante dentro dos sessenta dias do falecimento, ainda que o levantamento dos bens vá levar meses.

É um ato simples, praticado no início, que preserva o marco temporal e desarma a discussão antes que ela exista. Nas primeiras semanas após um óbito, a família raramente está pensando em prazos fiscais, e é precisamente por isso que essa orientação deveria fazer parte do primeiro atendimento, sempre. É um ato que precisa ser lembrado por alguém, no momento em que ninguém na família tem cabeça para lembrar dele.

O encaminhamento costuma seguir uma sequência bastante objetiva nas primeiras semanas:

• Obter a certidão de óbito e conferir os dados do falecido, porque erro em certidão trava tudo o que vem depois.
• Identificar os herdeiros, verificar se todos são maiores e capazes e checar a existência de testamento, fatores que determinam se a via extrajudicial é possível.
• Levantar o regime de bens do casamento ou da união estável, que define o que é meação do cônjuge sobrevivente e o que entra na herança.
• Escolher, entre os herdeiros, quem exercerá a inventariança, e formalizar essa nomeação ainda dentro dos sessenta dias.
• Guardar o comprovante dessa formalização com data, porque é ele que vai demonstrar, meses depois, que o procedimento foi iniciado no prazo.
• Somente então iniciar o levantamento de matrículas, saldos, participações societárias, dívidas e certidões negativas, que é a etapa naturalmente demorada.

Repare na inversão que essa sequência propõe. O instinto da família é reunir tudo primeiro e só procurar o cartório quando o quadro estiver completo, e é justamente essa lógica intuitiva que produz a multa. A nomeação do inventariante não exige inventário concluído: exige apenas que os herdeiros digam, formalmente e por escrito, quem vai conduzir o procedimento. Tudo o mais vem depois, no ritmo que o patrimônio exigir.

Não é preciso concluir o inventário em sessenta dias. É preciso iniciá-lo formalmente em sessenta dias, e, no extrajudicial, iniciar significa nomear o inventariante.

Já paguei a multa: dá para recuperar o que foi pago?

Se a multa já foi lançada, a discussão é possível pelas duas teses acima. E, se houve recolhimento indevido, cabe pedido de restituição, respeitado o prazo de cinco anos do artigo 168 do Código Tributário Nacional.

Há dois cenários diferentes, e confundi-los custa tempo. No primeiro, a multa está lançada mas a guia ainda não foi paga: o caminho é discutir antes de recolher, administrativamente ou pela via judicial, conforme o Estado e o valor envolvido. No segundo, a família já pagou tudo para não travar a escritura, decisão razoável quando há um imóvel a vender ou uma empresa a regularizar. Aqui a discussão não desaparece: ela muda de forma, passando de defesa contra a cobrança para pedido de devolução do que foi recolhido a mais.

O que sustenta o pedido de restituição é documental: a certidão de óbito, o instrumento que formalizou a nomeação do inventariante com sua data, a escritura de inventário e partilha, a guia do ITCMD com a memória de cálculo destacando a parcela cobrada a título de multa, e o comprovante de pagamento. Quando a memória de cálculo não separa a multa do imposto principal, o primeiro passo é obter esse detalhamento junto à secretaria da fazenda estadual, não se pede de volta um valor que não se consegue isolar.

A atenção ao prazo de cinco anos é decisiva. Inventários demorados criam uma armadilha silenciosa: o pagamento aconteceu no início, a escritura saiu depois, a vida seguiu, e quando alguém finalmente questiona a multa já se passaram anos do recolhimento.

O que muda de Estado para Estado?

O ITCMD é imposto estadual, e isso explica quase toda a variação que as famílias encontram na prática. A Lei 10.705/2000, citada acima, é a lei paulista: ela não se aplica a uma família cujo inventário tramita em outro Estado, ainda que a lógica do problema seja a mesma em todo o país. Cada unidade da federação tem sua própria lei do imposto, sua estrutura de multas e sua interpretação sobre quando o prazo começa a correr.

Na comparação entre Estados, os pontos que costumam divergir são previsíveis, e é neles que a análise precisa se concentrar:

• O percentual da multa e a existência ou não de escalonamento por faixas de atraso.
• O marco adotado pelo fisco estadual para iniciar a contagem, que pode ser o óbito ou a nomeação do inventariante.
• A alíquota do imposto e se ela é única ou progressiva por faixa de patrimônio.
• A existência de programas de anistia ou de redução de multa e juros, que podem tornar mais vantajoso aderir do que litigar.
• A posição do tribunal de justiça local, já que a jurisprudência favorável está mais madura em alguns Estados do que em outros.
• A praxe do cartório onde a escritura será lavrada, que costuma conhecer o comportamento do fisco daquela região.

Há ainda um ponto que confunde muita gente: nem sempre o inventário corre no Estado onde a família mora. O que define a competência é, em regra, o último domicílio do falecido, e imóveis situados em outros Estados podem atrair recolhimento em favor da unidade federativa onde estão localizados. Quem tem patrimônio espalhado precisa mapear isso antes de recolher qualquer guia.

Por que a multa pesa mais do que o percentual sugere?

Há um ponto que costuma passar despercebido nessa conversa. A multa incide sobre um imposto que recai sobre um patrimônio que, naquele momento, está integralmente paralisado: imóveis que não podem ser vendidos, empresa sem quem assine por ela, contas bloqueadas. A família paga mais em um momento em que tem menos.

A conta real, portanto, não é o percentual isolado. É o percentual somado ao custo de conseguir o dinheiro para pagá-lo. Como o patrimônio está travado, o acréscimo costuma ser coberto por empréstimo, por venda apressada de algum ativo líquido, ou pelo bolso de um dos herdeiros, que depois precisará ser reembolsado, gerando mais uma discussão dentro da própria família, no pior momento possível para tê-la.

E há o efeito em cadeia. Enquanto o imposto não é recolhido, a escritura não é lavrada; enquanto a escritura não sai, os imóveis não são registrados no nome dos herdeiros, a empresa segue sem quem responda formalmente por ela e oportunidades de venda são perdidas. A multa, nesse sentido, é um atraso que gera outros atrasos, todos com preço.

Por que a organização em vida elimina esse problema na raiz?

Tudo o que se descreveu até aqui é gestão de um problema que já aconteceu. Existe um degrau acima: fazer com que ele não tenha por onde surgir. A multa por atraso pressupõe um inventário a ser aberto; onde a transmissão foi organizada em vida, não há inventário para atrasar, e a discussão sobre termo inicial deixa de ter objeto.

É por isso que a organização feita em vida tem valor que não se mede apenas em alíquota. Ela retira a família da posição de ter que resolver questões técnicas complexas na pior semana possível. Quem estrutura a sucessão antecipadamente decide com calma, com informação completa e com todos os envolvidos capazes de conversar, e não sob prazo, luto e pressão de terceiros.

Mesmo quando a transmissão antecipada completa não é possível ou não é desejada, medidas parciais reduzem muito o risco: manter as matrículas dos imóveis regulares, ter o regime de bens claro e documentado, manter a contabilidade da empresa familiar em dia para que o valor das quotas seja apurável rapidamente, e garantir que os herdeiros saibam onde estão os documentos. Nenhuma dessas providências é cara, e todas encurtam meses do procedimento.

Onde a sucessão foi organizada em vida, não existe prazo de sessenta dias a cumprir, porque não existe inventário a abrir. O melhor resultado possível nessa discussão é nunca precisar dela.

Quem deveria conduzir o inventário extrajudicial da sua família?

O que torna essa discussão difícil não é a complexidade de cada peça isolada, e sim o fato de elas pertencerem a áreas técnicas diferentes que precisam conversar entre si. A contagem do prazo e a defesa contra a multa são matéria tributária, com norma estadual e jurisprudência próprias. A nomeação do inventariante e a escritura de inventário e partilha são atos de direito sucessório. A apuração do valor das quotas de uma empresa familiar é trabalho contábil. E o desenho de uma transmissão antecipada é consultoria patrimonial. Errar a sequência entre essas frentes é o que produz custo evitável.

A Planejar Patrimônio conduz inventários extrajudiciais e planejamentos sucessórios reunindo essas frentes em um único atendimento. Fazemos parte do Grupo Ciatos, que mantém sob o mesmo teto a contabilidade, o jurídico e a consultoria patrimonial, o que significa que a orientação sobre o prazo, a formalização da inventariança, a apuração dos bens e a decisão sobre estruturar ou não a sucessão em vida saem coordenadas, e não de três prestadores diferentes que nunca falaram entre si. É essa coordenação que faz a diferença entre iniciar o procedimento no prazo e descobrir a multa quando ela já está na guia.

Se a sua família está diante de um inventário recente, a primeira conversa deveria acontecer nas próximas semanas, e não depois de reunir toda a documentação, porque o ato que preserva o prazo é o primeiro, e não o último. Se a multa já foi lançada ou paga, ainda há caminho, e ele começa por levantar as datas e isolar quanto foi cobrado a esse título. E se o inventário ainda não existe, mas o patrimônio já está formado, o momento de organizar a sucessão é agora.

Vale um registro final e honesto: este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui a análise do caso concreto. Prazos, alíquotas e regras de multa variam conforme a legislação de cada Estado e conforme a data do fato gerador, e a mesma situação pode ter desfechos diferentes em unidades federativas distintas. Antes de recolher qualquer guia, confirme como a regra se aplica ao seu caso.