Multa de 10% no ITCMD: por que o inventário extrajudicial pune quem escolheu o caminho mais rápido

Existe uma contradição instalada na prática sucessória brasileira, e ela custa dinheiro a famílias organizadas. O inventário extrajudicial é a via mais rápida, mais barata e menos desgastante para transmitir um patrimônio. Foi criado exatamente para isso. E, em vários Estados, é justamente quem o escolhe que corre o risco de pagar uma multa de 10% — ou de 20% — sobre o imposto devido.

A cena se repete com frequência. A família perde alguém, decide fazer as coisas do jeito certo, procura um cartório em vez de um processo, reúne documentos, apura os bens com cuidado — e, meses depois, ao emitir a guia do ITCMD, descobre um acréscimo de dezenas ou centenas de milhares de reais a título de multa por atraso. Atraso em relação a quê, exatamente, ninguém explica com clareza.

A razão dessa distorção é técnica, e vale entender, porque a solução também é. Ela cabe em um ato de cartório que leva minutos e custa quase nada — desde que seja praticado nas primeiras semanas, quando a família raramente está pensando em prazos fiscais.

Qual é o prazo para abrir inventário sem multa?

O artigo 611 do Código de Processo Civil determina que o inventário seja instaurado em dois meses contados da abertura da sucessão. Esse é o prazo de referência que todo o sistema utiliza. As legislações estaduais transformam esse prazo em sanção: em São Paulo, o artigo 21, inciso I, da Lei 10.705/2000 fixa multa de 10% quando o inventário não é iniciado em sessenta dias do falecimento, e de 20% quando o atraso ultrapassa cento e oitenta dias.

Vale registrar o que significa "abertura da sucessão", porque é dela que o prazo corre. A sucessão se abre no exato instante do falecimento — e não na data em que a certidão de óbito é lavrada, em que a família se organiza ou em que um advogado é contratado. A contagem começa sozinha, sem aviso, sem notificação e sem intimação, enquanto a família ainda está no velório.

O Supremo Tribunal Federal já assentou, na Súmula 542, que essa multa não é inconstitucional. Ela existe e é válida em tese, e não adianta construir a defesa da família sobre a alegação de que o Estado não poderia puni-la pela demora. Poderia. O problema não está na multa. Está em definir quando o prazo começa.

Por que o inventário extrajudicial gera multa e o judicial não?

No inventário judicial, o marco é objetivo e barato de cumprir. Basta protocolar a petição inicial instruída com a certidão de óbito, conforme o parágrafo único do artigo 615 do Código de Processo Civil. Protocolada dentro de sessenta dias, a multa não incide — ainda que o processo se arraste por três, cinco ou oito anos. E frequentemente se arrasta. O protocolo é um ato de segundos que congela o prazo e protege a família por todo o resto do procedimento.

No inventário extrajudicial não existe ato equivalente. Não há uma "abertura" seguida de um processo. Há uma única escritura pública de inventário e partilha, lavrada ao final, depois de levantados todos os bens, todas as dívidas, todas as certidões e todos os documentos dos herdeiros. O pagamento do imposto e a lavratura da escritura acontecem no mesmo momento — o último. Não existe, no desenho tradicional do procedimento, nada que se pratique no começo e sirva de comprovante de que a família não ficou parada.

Exigir que tudo isso esteja concluído em sessenta dias é, na prática, exigir o impossível. Levantar matrículas, certidões negativas, extratos, apurar dívidas e obter a concordância de todos os herdeiros em dois meses é tarefa que raramente se cumpre. Basta um único elemento fora do lugar para estourar o prazo: um imóvel com matrícula desatualizada em outra comarca, um herdeiro morando no exterior, uma empresa cujo valor precisa de balanço específico, um inventário anterior que nunca foi concluído.

O resultado é perverso: a família que escolheu o caminho mais eficiente é punida, e a que optou pelo processo judicial — mais caro, mais lento, mais desgastante — fica protegida por um simples protocolo. Duas famílias igualmente diligentes chegam a resultados fiscais diferentes apenas por causa da via que escolheram.

A multa por atraso deveria punir quem deixou o inventário parado. No extrajudicial, ela acaba punindo quem escolheu o procedimento mais rápido do sistema — porque nele não existe o protocolo que, no judicial, resolve tudo em um minuto.

O que é o termo inicial do inventário extrajudicial?

Termo inicial é o marco a partir do qual se conta o prazo: o que exatamente precisa acontecer em sessenta dias? No judicial, a resposta é o protocolo da petição. No extrajudicial, ela foi construída por via normativa — e já existe, formalizada, há anos.

A Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo enfrentou a questão no Provimento 56/2019, que alterou as Normas de Serviço dos Cartórios Extrajudiciais. O item 106.2, do Tomo II, Capítulo XVI, estabelece que o termo inicial do procedimento de inventário extrajudicial é a nomeação do inventariante.

O Conselho Nacional de Justiça adotou o mesmo critério em âmbito nacional. A Resolução CNJ 452/2022 incluiu o parágrafo 3º no artigo 11 da Resolução CNJ 35/2007, fixando a nomeação do inventariante como marco inicial. Não se trata, portanto, de tese criativa de advogado nem de interpretação isolada: é critério normativo expresso, editado pelo órgão que regula a atividade notarial no país.

Deveria bastar. Não basta: diversos fiscos estaduais continuam exigindo o recolhimento em sessenta dias contados do óbito, sob pena de multa, o que tem levado herdeiros a buscar o Judiciário. A norma que rege o procedimento em cartório e a que rege a cobrança do imposto convivem sem se falarem, e quem paga essa conta é a família.

O que os tribunais têm decidido sobre a multa de ITCMD?

A jurisprudência vem se consolidando em favor do contribuinte, por duas linhas distintas de fundamentação. Conhecer as duas importa, porque elas não dependem uma da outra e podem ser invocadas em conjunto.

A primeira acolhe o critério normativo. O Tribunal de Justiça de São Paulo, na Apelação e Remessa Necessária 1.057.446-24.2022.8.26.0114, julgada em 5 de maio de 2024, reconheceu que no extrajudicial o pagamento do tributo e a lavratura da escritura ocorrem ao final, quando já levantados os bens e as dívidas, aplicando o item 106.2 do Provimento 56/2019. O Tribunal de Justiça de Santa Catarina, no Recurso Cível 5017389-56.2021.8.24.0090, julgado em 15 de dezembro de 2022, decidiu que o ato de nomeação do inventariante deve ser considerado o termo inicial, afastando a multa quando não transcorridos sessenta dias entre o falecimento e a nomeação.

A segunda linha é ainda mais ampla, e apoia-se na Súmula 114 do Supremo Tribunal Federal: o imposto não é exigível antes da homologação do cálculo. Se o tributo ainda não é exigível, não há mora — e sem mora não há juros nem multa por atraso. O raciocínio é elegante justamente por não depender de qual via a família escolheu: ele ataca a premissa da cobrança, e não o procedimento.

Foi exatamente esse o entendimento do Tribunal de Justiça de Minas Gerais, na Apelação Cível 1.0000.21.034500-5/001, julgada em 22 de julho de 2021. A decisão distingue dois momentos que o fisco costuma confundir: a transmissão da herança ocorre com a abertura da sucessão, por força da saisine, mas a exigibilidade do ITCMD depende da apuração do valor, da avaliação dos bens e da expedição do documento de arrecadação. São coisas diferentes. O Tribunal de Justiça do Mato Grosso do Sul seguiu raciocínio semelhante no Agravo de Instrumento 2000690-74.2018.8.12.0900.

Essa distinção é o coração da discussão. Uma coisa é o momento em que o patrimônio passa a pertencer aos herdeiros, que é imediato e independe de qualquer providência. Outra, muito diferente, é o momento em que o Estado pode cobrar o imposto sobre essa transmissão, que pressupõe saber quais são os bens, quanto valem e quais dívidas os reduzem.

Como evitar a multa de 10% do ITCMD na prática?

A providência mais valiosa é preventiva, custa quase nada e cabe em uma frase: formalize a nomeação do inventariante dentro dos sessenta dias do falecimento, ainda que o levantamento dos bens vá levar meses.

É um ato simples, praticado no início, que preserva o marco temporal e desarma a discussão antes que ela exista. Nas primeiras semanas após um óbito, a família raramente está pensando em prazos fiscais — e é precisamente por isso que essa orientação deveria fazer parte do primeiro atendimento, sempre. É um ato que precisa ser lembrado por alguém, no momento em que ninguém na família tem cabeça para lembrar dele.

Na prática, o encaminhamento costuma seguir uma sequência bastante objetiva nas primeiras semanas:

• Obter a certidão de óbito e conferir os dados do falecido, porque erro em certidão trava tudo o que vem depois.
• Identificar os herdeiros, verificar se todos são maiores e capazes e checar a existência de testamento — fatores que determinam se a via extrajudicial é possível.
• Levantar o regime de bens do casamento ou da união estável, que define o que é meação do cônjuge sobrevivente e o que entra na herança.
• Escolher, entre os herdeiros, quem exercerá a inventariança, e formalizar essa nomeação ainda dentro dos sessenta dias.
• Guardar o comprovante dessa formalização com data, porque é ele que vai demonstrar, meses depois, que o procedimento foi iniciado no prazo.
• Somente então iniciar o levantamento de matrículas, saldos, participações societárias, dívidas e certidões negativas, que é a etapa naturalmente demorada.

Repare na inversão que essa sequência propõe. O instinto da família é reunir tudo primeiro e só procurar o cartório quando o quadro estiver completo, e é justamente essa lógica intuitiva que produz a multa. A nomeação do inventariante não exige inventário concluído: exige apenas que os herdeiros digam, formalmente e por escrito, quem vai conduzir o procedimento. Tudo o mais vem depois, no ritmo que o patrimônio exigir.

Não é preciso concluir o inventário em sessenta dias. É preciso iniciá-lo formalmente em sessenta dias — e, no extrajudicial, iniciar significa nomear o inventariante.

Já paguei a multa: dá para recuperar o que foi pago?

Se a multa já foi lançada, a discussão é possível pelas duas teses acima. E, se houve recolhimento indevido, cabe pedido de restituição, respeitado o prazo de cinco anos do artigo 168 do Código Tributário Nacional.

Há dois cenários diferentes, e confundi-los custa tempo. No primeiro, a multa está lançada mas a guia ainda não foi paga: o caminho é discutir antes de recolher, administrativamente ou pela via judicial, conforme o Estado e o valor envolvido. No segundo, a família já pagou tudo para não travar a escritura — decisão razoável quando há um imóvel a vender ou uma empresa a regularizar. Aqui a discussão não desaparece: ela muda de forma, passando de defesa contra a cobrança para pedido de devolução do que foi recolhido a mais.

O que sustenta o pedido de restituição é documental: a certidão de óbito, o instrumento que formalizou a nomeação do inventariante com sua data, a escritura de inventário e partilha, a guia do ITCMD com a memória de cálculo destacando a parcela cobrada a título de multa, e o comprovante de pagamento. Quando a memória de cálculo não separa a multa do imposto principal, o primeiro passo é obter esse detalhamento junto à secretaria da fazenda estadual — não se pede de volta um valor que não se consegue isolar.

A atenção ao prazo de cinco anos é decisiva. Inventários demorados criam uma armadilha silenciosa: o pagamento aconteceu no início, a escritura saiu depois, a vida seguiu, e quando alguém finalmente questiona a multa já se passaram anos do recolhimento.

O que muda de Estado para Estado?

O ITCMD é imposto estadual, e isso explica quase toda a variação que as famílias encontram na prática. A Lei 10.705/2000, citada acima, é a lei paulista: ela não se aplica a uma família cujo inventário tramita em outro Estado, ainda que a lógica do problema seja a mesma em todo o país. Cada unidade da federação tem sua própria lei do imposto, sua estrutura de multas e sua interpretação sobre quando o prazo começa a correr.

Na comparação entre Estados, os pontos que costumam divergir são previsíveis, e é neles que a análise precisa se concentrar:

• O percentual da multa e a existência ou não de escalonamento por faixas de atraso.
• O marco adotado pelo fisco estadual para iniciar a contagem, que pode ser o óbito ou a nomeação do inventariante.
• A alíquota do imposto e se ela é única ou progressiva por faixa de patrimônio.
• A existência de programas de anistia ou de redução de multa e juros, que podem tornar mais vantajoso aderir do que litigar.
• A posição do tribunal de justiça local, já que a jurisprudência favorável está mais madura em alguns Estados do que em outros.
• A praxe do cartório onde a escritura será lavrada, que costuma conhecer o comportamento do fisco daquela região.

Há ainda um ponto que confunde muita gente: nem sempre o inventário corre no Estado onde a família mora. O que define a competência é, em regra, o último domicílio do falecido, e imóveis situados em outros Estados podem atrair recolhimento em favor da unidade federativa onde estão localizados. Quem tem patrimônio espalhado precisa mapear isso antes de recolher qualquer guia.

Por que a multa pesa mais do que o percentual sugere?

Há um ponto que costuma passar despercebido nessa conversa. A multa incide sobre um imposto que recai sobre um patrimônio que, naquele momento, está integralmente paralisado: imóveis que não podem ser vendidos, empresa sem quem assine por ela, contas bloqueadas. A família paga mais em um momento em que tem menos.

A conta real, portanto, não é o percentual isolado. É o percentual somado ao custo de conseguir o dinheiro para pagá-lo. Como o patrimônio está travado, o acréscimo costuma ser coberto por empréstimo, por venda apressada de algum ativo líquido, ou pelo bolso de um dos herdeiros — que depois precisará ser reembolsado, gerando mais uma discussão dentro da própria família, no pior momento possível para tê-la.

E há o efeito em cadeia. Enquanto o imposto não é recolhido, a escritura não é lavrada; enquanto a escritura não sai, os imóveis não são registrados no nome dos herdeiros, a empresa segue sem quem responda formalmente por ela e oportunidades de venda são perdidas. A multa, nesse sentido, é um atraso que gera outros atrasos, todos com preço.

Por que a organização em vida elimina esse problema na raiz?

Tudo o que se descreveu até aqui é gestão de um problema que já aconteceu. Existe um degrau acima: fazer com que ele não tenha por onde surgir. A multa por atraso pressupõe um inventário a ser aberto; onde a transmissão foi organizada em vida, não há inventário para atrasar, e a discussão sobre termo inicial deixa de ter objeto.

É por isso que a organização feita em vida tem valor que não se mede apenas em alíquota. Ela retira a família da posição de ter que resolver questões técnicas complexas na pior semana possível. Quem estrutura a sucessão antecipadamente decide com calma, com informação completa e com todos os envolvidos capazes de conversar — e não sob prazo, luto e pressão de terceiros.

Mesmo quando a transmissão antecipada completa não é possível ou não é desejada, medidas parciais reduzem muito o risco: manter as matrículas dos imóveis regulares, ter o regime de bens claro e documentado, manter a contabilidade da empresa familiar em dia para que o valor das quotas seja apurável rapidamente, e garantir que os herdeiros saibam onde estão os documentos. Nenhuma dessas providências é cara, e todas encurtam meses do procedimento.

Onde a sucessão foi organizada em vida, não existe prazo de sessenta dias a cumprir, porque não existe inventário a abrir. O melhor resultado possível nessa discussão é nunca precisar dela.

Quem deveria conduzir o inventário extrajudicial da sua família?

O que torna essa discussão difícil não é a complexidade de cada peça isolada, e sim o fato de elas pertencerem a áreas técnicas diferentes que precisam conversar entre si. A contagem do prazo e a defesa contra a multa são matéria tributária, com norma estadual e jurisprudência próprias. A nomeação do inventariante e a escritura de inventário e partilha são atos de direito sucessório. A apuração do valor das quotas de uma empresa familiar é trabalho contábil. E o desenho de uma transmissão antecipada é consultoria patrimonial. Errar a sequência entre essas frentes é o que produz custo evitável.

A Planejar Patrimônio conduz inventários extrajudiciais e planejamentos sucessórios reunindo essas frentes em um único atendimento. Fazemos parte do Grupo Ciatos, que mantém sob o mesmo teto a contabilidade, o jurídico e a consultoria patrimonial — o que significa que a orientação sobre o prazo, a formalização da inventariança, a apuração dos bens e a decisão sobre estruturar ou não a sucessão em vida saem coordenadas, e não de três prestadores diferentes que nunca falaram entre si. Na prática, é essa coordenação que faz a diferença entre iniciar o procedimento no prazo e descobrir a multa quando ela já está na guia.

Se a sua família está diante de um inventário recente, a primeira conversa deveria acontecer nas próximas semanas, e não depois de reunir toda a documentação — porque o ato que preserva o prazo é o primeiro, e não o último. Se a multa já foi lançada ou paga, ainda há caminho, e ele começa por levantar as datas e isolar quanto foi cobrado a esse título. E se o inventário ainda não existe, mas o patrimônio já está formado, o momento de organizar a sucessão é agora.

Vale um registro final e honesto: este conteúdo tem finalidade informativa e não substitui a análise do caso concreto. Prazos, alíquotas e regras de multa variam conforme a legislação de cada Estado e conforme a data do fato gerador, e a mesma situação pode ter desfechos diferentes em unidades federativas distintas. Antes de recolher qualquer guia, confirme como a regra se aplica ao seu caso.